Nhiệm vụ chính
Soạn thảo các văn bản theo chỉ đạo của cấp trên.
Tiếp nhận các tài liệu, hồ sơ, bản vẽ gửi đến Phòng Quản lý xây dựng, phân loại, báo cáo Trưởng đơn vị và chuyển giao đến Người quản lý công việc có liên quan.
Thực hiện việc giao tài liệu, hồ sơ, bản vẽ từ Phòng Quản lý xây dựng đến các đơn vị trong
Công ty và/hoặc các đối tác
Tiếp nhận, trả lời và chuyển các cuộc gọi điện thoại đến Phòng Quản lý xây dựng.
Đón tiếp, hướng dẫn khách đến làm việc với các thành viên thuộc Phòng Quản lý xây dựng.
Sắp xếp kế hoạch làm việc, lịch họp, bố trí phòng họp, tài liệu liên quan đến các cuộc họp của
Phòng Quản lý xây dựng theo chỉ đạo của cấp trên
Tham dự và ghi biên bản các cuộc họp của Phòng Quản lý xây dựng.
Thực hiện công tác thông phiên dịch khi có chỉ đạo của cấp trên.
Thực hiện in ấn và photocopy các văn bản, tài liệu của Phòng Quản lý xây dựng.
Tổng hợp nhu cầu, đề nghị, nhận và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ thuộc Phòng Quản lý xây dựng. Theo dõi việc sử dụng, báo cáo và đề nghị sửa chữa các trang thiết bị làm việc của Phòng Quản lý xây dựng.
Theo dõi, đôn đốc việc lập kế hoạch, triển khai thực hiện theo kế hoạch và lập báo cáo định kỳ của Giám đốc Phòng Quản lý xây dựng/Quản lý thiết kế cấp cao và các Quản lý Bộ phận chuyên môn.
Theo dõi, cập nhật tiến độ thực hiện các dự án của Phòng Quản lý xây dựng.
Lập và/hoặc tổng hợp các báo cáo định kỳ của Phòng Quản lý xây dựng.
Thực hiện lập danh mục, lưu trữ và quản lý hồ sơ của Phòng Quản lý xây dựng thuộc phạm vi phụ trách; nắm vững phương pháp và tham gia kiểm soát công tác lưu trữ các tài liệu, hồ sơ, bản vẽ thiết kế của các dự án
Lập các kế hoạch và báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc Phòng Quản lý xây dựng/Quản lý thiết kế cấp cao và/hoặc GĐDA.
Nhiệm vụ khác
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Phòng Quản lý xây dựng/Quản lý thiết kế cấp cao và/hoặc GĐDA.
Tham mưu cho Giám đốc Phòng Quản lý xây dựng/Quản lý thiết kế cấp cao về những vấn đề khác thuộc lĩnh vực chuyên môn.
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
Năng lực chuyên môn:
Học vấn: Tốt nghiệp Đại học.
Kinh nghiệm: Có 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
Kiến thức và kinh nghiệm về nghiệp vụ thư ký, văn thư, hành chính.
